LINE WORKSとワークフローの連携でレスポンスも素早く。
書類作成時のミスを抑えて手間を削減。
（左から大東様、湯本様）
北海道でカー用品店24店舗を展開するとともに、車検や整備、車の買取・販売などを行う株式会社北日本オートバックス。各店舗と本社の書類のやり取りをメールと紙で行っていた同社は、スタッフが店舗の運営に集中できるよう、無駄な作業を削減したいと考えSmartFlowの導入を決めました。導入後は書類作成時のミスが減り、店舗だけでなく本社の手間の削減にも成功。LINE WORKSと連携することで決裁完了までのスピードが上がり、スマートに業務を進められるようになりました。
目的
・申請・承認のプロセスをデジタル化し、紙ベースからの脱却
・スタッフの手間削減と業務効率化を図る
課題
・紙ベースの申請・承認プロセスにより情報の抜け漏れや申請漏れが発生
・役職者の不在による承認の遅延とそれに伴う店舗へのレスポンスの遅れ
・管理作業に費やされる時間が店舗スタッフの本来の業務を妨げていた
効果
・LINE WORKSと連携可能なSmartFlowを導入し、役職者が自席にいない場合でも承認作業が可能に
・自動化された入力項目により情報の抜け漏れと修正の手間が削減
・速やかなレスポンスが可能になり、全体の業務効率が向上
SmartFlow導入前は、社内の申請や承認はどのように運用されていたのでしょうか？
各店舗からの決裁申請書はメールで送ってもらい、紙で保管していました。ある程度の金額までは各店舗の店長が決裁処理をしますが、大きな金額の場合はExcelで決裁申請書を作成。入力した申請書を印刷し、押印したものをスキャンしてメールで本社に送ってもらっていました。
そして、私が所属する総務人事部で印刷して管理番号を振り出し、合議者を経て決裁者まで押印してもらい、終わったらまたスキャンして店舗に決裁が下りた報告をします。その後、管理台帳に入力し、最後は紙で保管していました。
役職者が不在のときは、押印待ちの申請書が机の上に1週間置かれたままのこともあり、店舗へのレスポンスが遅いという課題もありました。申請書はすべてメールで来るので、確認漏れも起こります。決裁が下りているか確認するために紙のファイルを探すなど、手間も多かったですね。
（大東様）
メールと紙のやりとりが多く、膨大な手間があったのですね。
そうですね。ただし、一番削減したかったのは管理部門の私たちの手間ではなく、店舗スタッフの手間です。店舗を運営するためにやるべきことがたくさんあるのに、書類作成に時間が取られている状況を改善したいと思いました。
もともと当社の決裁申請書はフォームが1つしかありませんでしたが、申請する内容によって入力すべき情報は異なります。情報の抜け漏れがあったら店舗に差し戻して修正してもらわなければならなかったので、修正を減らして手間を少なくするシステムを導入しようと考えたんです。
（大東様）
SmartFlowを導入される決め手になったポイントを教えてください。
さまざまなワークフローシステムを探しましたが、第一条件がLINE WORKSとの連携ができることでした。当社では、役職者にLINE WORKSを入れたスマホを支給しているので、ワークフローシステムを連携できれば、役職者が自席にいないときでも申請書を確認してもらえます。
もう一つの条件はコスト面でした。ほかのワークフローシステムの中には、機能が充実していても金額がかなり高いものもありましたが、SmartFlowならコストの負担を抑えながらスマートに使えると思いました。
LINE WORKSとの連携とコストパフォーマンス、双方を重視して検討した結果、機能と費用のバランスが良いSmartFlowの導入を決定しました。
（大東様）
大東様
SmartFlowでは、どのような申請や承認を運用していますか？
基本的には高額な物品の購入や新規の取り組みに関わる費用など、店長の権限の金額を超えるものの決裁申請をしています。あとは、パートさんの採用など店舗で決裁が完結するものもSmartFlowで行うようになったので、本社の私たちも情報を確認できるようになりました。
システム上で申請の種類を選べば、入力しなければならない項目が表示されるようになったので、入力情報の抜け漏れが少なくなりましたね。以前は修正が必要で店舗に差し戻すことが多かったので、それが減って効率化につながっていると思います。
（大東様）
SmartFlow導入後は、一般職から店長などを経て、多くの決裁申請が経理に届く頃には誤りなく済んでいます。申請書の情報が欠けていて電話で確認することが少なくありませんでしたが、その手間が減って仕事が速くなったと実感しています。
（湯本様）
従業員の方々の反応はいかがでしたか？
導入を決めてからは、まず月1回行っている店長会議で全店舗の店長へ説明。その後zoomを使い、店長・店長代理・整備の工場長に参加してもらう説明会も行いました。役員の協力もあり、システムへスムーズに移行できましたね。
極力、今までExcelでやっていた仕組みを変えずにSmartFlowへ移行したことが大きかったと思います。「今までのExcelがネット上のシステムに変わるだけだからハードルは高くない」という点をアピールすることを意識しました。
（大東様）
当社は従業員の年代の幅が広いので、導入当初は年齢が高いスタッフには若干の抵抗があったようです。しかし、説明会できちんと説明し、入力の難易度も低いことがわかると理解が進み、順調に導入できました。
（湯本様）
現在は、決裁申請以外の業務でもSmartFlowを活用いただいていますね。
SmartFlowを2022年7月に導入し、決裁申請だけではもったいないと感じたので、2023年1月からは経理の支払業務にも使うようになりました。当社はカー用品販売店が24店舗あることに加え、車の売買も行っています。通常であれば「月末締め・月末払い」が多いですが、車の売買の場合は1週間後や10日後などお客様ごとに細かい支払期限を設けることがあるので、管理の手間がかかっていたんです。
決裁申請と同じく、支払の詳細はすべて店舗からメールで届き、本社で印刷し中身を確認して処理を行っていました。経理には膨大な量のメールが届くので、そのなかから支払関連のメールを探すのは大変でしたね。
SmartFlowで申請できるようにしたことで、その必要がなくなりました。申請がきたら通知音が鳴り、必ず全員が見られる状態になっているので確認漏れもありません。処理が完了したら、その情報が自動的に店舗側にも届くので、店舗へのレスポンスもスムーズになりましたね。
（湯本様）
湯本様
導入を通して、SmartFlowのサポート体制はいかがでしたか？
SmartFlowは、私たちが導入を検討していた頃はリリースされたばかりだったので、「これはできないのかな」と思うこともありました。しかし、サポートの方と話し合いを重ねて機能を増やしてもらえたんです。当社の希望を聞いたうえでシステムがよくなるものは追加いただけたので、大変助かりました。
導入後も都度問い合わせをしていましたし、経理の支払業務にも使うと決めたときもサポートを活用しました。やりとりもスムーズに進めていただけたので、安心感がありましたね。
また当社は近年、給与明細の確認や年末調整なども電子化しています。現状、SmartFlowでは決裁申請とスポット的な支払業務しか行っていませんが、報告書などの書類は他にもたくさんあるので、今後はできることはSmartFlowで行うようにして、できる限り紙を使わず電子化を進めていきたいと思います。
（大東様）
今後SmartFlowの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。
承認する方が自席にいなくても、スマホと連携していればどこでも書類を確認して決裁できるのは大きな魅力です。机の上に書類が溜まっていくこともなく、スマートに業務を進められますよね。あとは以前の当社のように、頻繁にメールで書類のやり取りをする企業様であれば、SmartFlowを使ってシステムとLINE WORKSの両方に通知が来る形にすると、効率化につながると思います。
（湯本様）
当社はLINE WORKSと連携できてコストを抑えながら運用できるシステムを導入しようと考えていたので、SmartFlowが最適でしたね。役職ごとや店舗ごとにIDを発行して小規模で運用する場合は、低コストでスマートに使えると思います。コストパフォーマンスが高く、必要な機能が揃っているワークフローシステムとして、SmartFlowはおすすめできます。
（大東様）
