採番とは?稟議・申請書運用の重要性と、
効率的な管理方法を徹底解説!

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採番は、書類に一意の識別番号を付与することで、管理や検索が容易になります。業務プロセスの効率化やデータの整合性を保つために、多くの企業で採番が実施されています。特に、ワークフローシステムを活用することで、自動化された採番プロセスが可能となり、人為的なミスを減らすことができます。

本ページでは、採番の重要性やその目的について簡潔に説明し、ワークフローシステムにおける採番の利点を紹介します。また、採番の種類やSmartFlowでの採番手順についても解説します。採番を効果的に活用することで、業務の効率化やデータ管理の向上が期待できますので、ぜひ参考にしてください。

目次

採番とは

採番とは、データやドキュメントに一意の識別番号を付与するプロセスのことを指します。
これにより、各データやドキュメントが独自のIDを持ち、他のものと区別されることができます。

採番の目的と役割

採番の主な目的は、データやドキュメントの管理を効率化し、迅速かつ正確に検索・参照することができるようにすることです。
また、採番によって一貫性と整合性が保たれ、重複やエラーを防ぐことができます。さらに、一意の識別番号を用いることで、承認や権限管理などの業務プロセスもスムーズに進めることができます。

採番の種類

様々な採番方法が存在しますが、以下に主要なものを挙げます。

採番方法1:シーケンシャル採番

最もシンプルな採番方法で、順番に連番を付与します。
例: 000001, 000002, 000003, 000004, 000005...。この方法は簡単で扱いやすく、特にシステムがシンプルな場合や、文書数が少ない状況では非常に効果的です。しかし、連番だけでは文書の種類や作成者、作成日などの情報が含まれていないため、文書管理が複雑化すると適切な管理が困難になる場合があります。

例えば、小規模な会社で内部文書が少ない場合、シーケンシャル採番は十分に機能します。しかし、規模が大きくなり、複数部門やプロジェクトが関与するようになると、文書の種類や関係性が分かりにくくなり、管理が難しくなるでしょう。

採番方法2:単純なルールによる採番

この方法では、連番にアルファベットや記号などを追加して、文書の種類や部門などを識別しやすくします。
例: A000001, A000002, A000003, B000001, B000002, B000003...。
ここで、AやBは部門や文書の種類を表すことができます。

この方法は、シーケンシャル採番よりもわかりやすく、文書管理がしやすいですが、拡張性に制限がある場合があります。例えば、AからZまでのアルファベットを使い切ってしまった場合、新たな識別子を追加することが難しくなります。 中規模の企業や、文書の種類が限られている場合には、この方法が適しています。しかし、大規模な組織や、多様な文書を扱う場合には、より柔軟な採番方法が必要となるでしょう。

採番方法3:厳格なルールによる採番

この方法では、桁ごとに文字、記号、数字を使用し、それぞれのブロックに意味を持たせることで、文書の管理が容易になります。
例: AB-CD-20230501-001, EF-GH-20230501-001...。
この例では、文書の発行元、種類、発行日、連番などの情報が含まれています。これにより、文書の識別が容易になり、検索や整理がスムーズに行えます。

この方法は、大規模な組織や複数の部門が関与し、多様な文書を扱う状況に適しています。例えば、グローバル企業では、国や地域、部門、プロジェクトなど、さまざまな要素が絡み合っており、厳格なルールによる採番が効果的です。

ただし、厳格なルールによる採番は、誤った採番が発生しやすいという欠点もあります。そのため、以下の点に注意して運用することが重要です。

数字を安易に使用しない:数字は意味の解釈が難しく、拡張性に制限があるため、適切な文字や記号を使用することが望ましい。
拡張性を考慮したコード体系を構築:将来的な変更や追加を想定して、柔軟なコード体系を構築することが重要です。
連番を使用する場合、十分な桁数を確保:連番部分の桁数が不足すると、同じ番号が重複して発行される可能性がありますので、十分な桁数を確保しておくことが大切です。

まとめ

総合的に考えると、採番方法は組織の規模や文書管理の要件に応じて選択すべきです。シーケンシャル採番はシンプルで扱いやすいですが、文書識別が難しい場合があります。単純なルールによる採番は、文書の種類が限られている場合に適していますが、拡張性に制約があることが課題です。

一方、厳格なルールによる採番は、大規模な組織や複雑な文書管理が求められる状況で効果的ですが、誤った採番が発生しやすいというデメリットがあります。それぞれの方法の特徴を理解し、適切な採番方法を選択してください。

採番のタイミング

申請書で採番を行うタイミングは、申請時・決裁時・完了時の3つが挙げられます。

  • 申請時:申請者が申請を完了したタイミングで採番されます。
  • 決裁時:決裁者が決裁を完了したタイミングで採番されます。
  • 完了時:承認フローの最後のユーザーが承認したタイミングで採番されます。
  • 稟議書により、申請時に採番、決裁後に再度採番を行い1つの稟議書で2つの採番管理が必要なケースも存在します。
    (SmartFlowでは決裁時の採番機能/1つの申請フォームへ2つの採番管理を行う機能を開発中です)

    採番の管理手順

    紙書式で行う採番の管理方法(承認時に採番を行うケース)

    紙書式で採番管理を行う場合下記手順で管理を行う必要があります。

    1. 稟議書・申請書単位で採番のルールを設定する。
    2. 採番を管理するための台帳を作成する。
    3. 稟議書の承認完了後、承認されたタイミングで台帳へ採番を記載。
    4. 台帳で確定した採番を稟議書へ記載する

    紙ベースの採番管理には、いくつかのデメリットやリスクが存在します。例えば、記録が抜けてしまい、番号が重複したり、連番が途切れる恐れがあります。また、誤った番号が割り振られると、文書の識別や整理が難しくなることがあります。
    さらに、紙の台帳や稟議書を確認する作業は手間がかかり、時間と労力が無駄になります。この作業は繰り返されるため、管理が煩わしくなりがちです。さらに、紙の台帳の保管や管理も大変であり、紛失や破損のリスクがあります。
    また、複数の担当者が同時に文書を作成・管理する場合、情報共有や連携が難しくなることがあります。これが業務効率の低下や情報の一貫性の喪失につながります。

    紙書式の運用デメリットから脱却し、効率的な業務運営を実現するためのステップ

    紙書式での採番管理に伴うリスクやデメリットを克服するためには、デジタル化が不可欠です。

    SmartFlowで自動採番機能を活用するメリット

    SmartFlowの自動採番機能を活用することにより、以下のメリットが得られます。

    1. 業務効率の向上: 人為的なミスを減らし、採番作業がスムーズに行われることで、業務効率が向上します。
    2. 一貫性と整合性の確保: 自動採番により、データやドキュメントに一貫性と整合性が保たれます。
    3. 柔軟なカスタマイズ: SmartFlowでは、柔軟に採番設定が可能なため、ニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

    システムによる自動採番機能の利用は、紙ベースでの採番管理に伴う手間やリスクを大幅に軽減できるメリットがあります。紙の運用で生じていた問題を解決するだけでなく、業務効率の向上や情報の一貫性を保つことができます。
    まず、自動採番機能は、番号の重複や抜け、連番が途切れるといったリスクを回避できます。システムが正確な番号を自動的に割り振ることで、人為的なミスを減らし、整理や追跡が容易になります。また、これにより承認プロセスのスムーズさも向上し、業務の効率化に寄与します。
    次に、システムを利用することで、紙の台帳の保管や管理に伴う手間を削減できます。データは電子化され、クラウドや社内サーバーに保存されるため、紛失や破損のリスクが低くなります。さらに、情報のアクセスや共有も容易になり、複数の担当者間での連携がスムーズに行えます。

    SmartFlowの自動採番機能

    SmartFlowは、文書管理に適したワークフローシステムです。
    自動採番機能を搭載し、本記事でご紹介した紙書式の運用で発生する管理の手間を削減できます。
    是非SmartFlowの採番機能をチェックしてみて下さい。