稟議書の書き方とは?基本的な書き方と、
承認されやすいポイントをかんたん解説!

稟議書の書き方とは

「稟議書の書き方がわからない」と悩んでいませんか?稟議書は、承認を得るための重要な書類です。ここでは、稟議書の基本的な書き方と、承認されやすいポイントを、初心者の方でもわかるように、かんたんに解説します。稟議書の基本的な書き方を理解し、承認者に伝わりやすい稟議書の書き方をマスターしておきまししょう。また、最後に電子化するメリットや注意する点をご紹介しますので、ぜひ最後までお読みください!

目次

「稟議」とは?主な稟議書の種類について

そもそも、「稟議」とは、会議を開かずに関係者や上司から承認や決裁を得るための手続きであり、書面によって行われます。個人の権限だけでは決定できない事柄に関して使用されます。

具体的には、稟議書は、主に以下のような種類のものがあります。

1契約稟議書
他社との契約を行う際の稟議に使う稟議書

2購買稟議書
物品を購入する際の稟議に使う稟議書

3採用稟議書
社員の採用をする際の稟議に使う稟議書

4捺印稟議書
既に承認を得ている契約書への捺印を行う際の稟議に使う稟議書これらの稟議書

これらは個人の権限では決定できない事柄で、且つ会議を開く必要もない稟議について使われます。社内にて決められた書式の稟議書があれば、それを用いて社内の人に効率よく情報を共有でき、会議の手間を省けます。

「稟議書」のフローとは?一連の流れについて

文書管理台帳は、法定保存文書を管理するのに役立ちます。法定保存文書とは、法律によって一定期間の保管(1年、3年、5年、7年、10年)が義務付けられた文書のことをいいます。種類によって保存期間が異なります。また、永続的に保管しなければならない文書も多いです。

文書管理台帳は文書ごとに保管期間が記載されているため、法令順守に役立ちます。

会社で取り扱う文書(書類)には、法律で保存期間が定められているものが多くあります。
この「文書保存期間」を守らずに処分してしまうと罰則が課せられることもあります。正しい知識を身につけて、文書(書類)を適切に管理しましょう。

「稟議書」の書き方を、かんたんステップで解説!

【稟議書の基本的な書き方】
ステップ1
社内テンプレートや例文を利用しましょう。

稟議書を毎回ゼロから作成すると時間がかかり、承認までの所要時間が長くなります。そのため、まずは自社で指定されているテンプレートや例文を利用しましょう。テンプレートを使用することで、承認者も内容を確認しやすくなります。もし社内にテンプレートがない場合は、インターネット上で無料公開されているものを活用すると良いでしょう。
また、部署内で共通のフォーマットを使用するように促すことで、社内の稟議手続きを効率化することができます。

ステップ2
例文・テンプレートに情報を記入しましょう。
テンプレートに必要な情報を記入します。例文があればそれに従って記入しますが、基本的には次のような項目を含めると良いでしょう。

・件名
稟議内容を簡潔にまとめて記入します。

・申請番号
決裁者が承認、条件付き承認、保留、差し戻し、否決などを記入します。

・決裁番号
決裁を管理するための番号を記入します。多くの企業では通し番号によって管理しているため、規定に従って番号を記載します。

・起案者名
社員番号や氏名を記載します。

・決裁日・起案日
決裁者と起案者がそれぞれ日付を記入します。

・稟議内容
申請する稟議の目的や趣旨、メリットデメリットなど簡単に箇条書きにしたり、具体的なデータを交えて示します。

・金額
必要な費用を記入します。継続的に必要なコストがある場合は、初期費用や月額費用も記入します。

・添付資料
外部発注するなどで、契約書や見積書が必要な際は、資料を添付します。

以上が稟議書の基本的な書き方です。 これらのステップを順に追いながら、明確で具体的な情報を提供することで、稟議書を効果的に作成することができます。

承認が通りやすい稟議書の書き方!ポイント5点!

では続いて、作成した稟議書が承認されやすいポイントをおさているか、確認してきましょう。

承認が通りやすい稟議書のポイント5点!
1.短い文章で簡潔に書く
稟議内容を説明する際に、なるべく短く、まとまりのある文章を心掛けましょう。まとまりのない長文では、承認者に内容が適切に伝わらず、稟議が承認されない場合があります。
稟議書の目的は、やりたいことや目的、趣旨をしっかりと伝えて相手に理解してもらうことです。相手に伝わることを意識し、内容がすぐに理解できるまとまりのある文章を記載しましょう。

2.全員が分かる言葉を使う
稟議書は承認や決裁に関わる部署外の人々も稟議書を確認し、承認を得る場合があります。全員が分かりやすい言葉を使用することも重要です。
その際には、部署内でのみ使用される専門用語や一般的でない言葉を避け、できるだけ分かりやすい言葉を使いましょう。

3.不要な情報は省く
稟議書には、必要なデータを簡潔にまとめて記載するように心掛けましょう。あくまで必要な情報を提供することに重点を置き、過剰な情報の提示は避けましょう。

4.プラス面とマイナス面を分かりやすく伝える
上司に公平に判断をしてもらうためには、稟議内容について、想定されるプラス面と、マイナス面の両方を提示することが重要です。
プラス面だけを強調すると客観性に欠ける印象を与えます。偽りのない形でプラス面とマイナス面を両方提示し、その上でプラス面の方が大きいことを明示することで上司の納得を得ることができます。また、マイナス面に対する対策案も併記すると良いでしょう。

5.事前に根回ししておく
最後に、稟議の承認を得るためには事前の根回しも重要です。承認者は多くの稟議を確認・承認しており、提出された稟議書だけでは理解が追いつかない場合があります。
そのため、稟議を提出する前に関係者との事前調整を行いましょう。自分が稟議する目的や準備の早期化について説明するだけでも、提出する稟議書に対する理解や意欲が伝わり、稟議が通りやすくなるでしょう。

これらのポイントを押さえて稟議書を作成することで、情報が明確で要点がわかりやすくなり、承認を得やすい稟議書を作成することができます。

最後に、稟議書の提出と承認作業へ!定期的にテンプレートやワークフローを見直そう!

実際に稟議書を作成したら、提出と承認プロセスに進みます。

1、稟議書の提出
作成した稟議書を適切な上司や関係者に提出します。提出方法や所定の手続きに従い、必要な書類や情報を添付することを忘れないでください。

2、承認プロセスの進行
提出された稟議書は、承認プロセスに沿って進行します。これには上位者や関係部署の審査や承認が含まれます。 また、定期的に、稟議書のテンプレートの有無や内容の確認は重要です。テンプレートがない場合は新たに作成したり、人事異動などの変更に応じて承認フローも、柔軟に変更する必要があります。

「稟議書」の承認フローを効率化するには?電子化するメリットとは?

ここまで、紙を使った稟議書の書き方を想定して解説してきましたが、上記にあるように稟議書を作成する手間や時間、承認作業がスムーズに進まない、などの問題も発生してきます。
また実際に、もっと業務を効率化したい!と考えている方も多いのではないでしょうか。ここからは、稟議を電子化して効率化するメリットについて解説していきます。

稟議を電子化することで、以下のようなメリットがあります。

1、迅速な意思決定
ワークフローシステムによる電子化により、申請・承認プロセスがスピーディに行われます。モバイル端末からの申請・承認が可能で、自動判別や自動チェックも行われます。

2、意思決定の精度向上
電子化により稟議データが蓄積され、過去の稟議内容の検索や参照が容易になります。

3、テレワークでの決裁可能性
ワークフローシステムによる電子化により、テレワーク環境でも申請・承認業務が行えます。承認ログのデータ化により、改ざん防止や内部統制・コンプライアンスの強化にも貢献します。

以上が、稟議を電子化することによるメリットです。

SmartFlowは稟議書の作成、運用が可能です。

これらの手順を適切に実施することにより、稟議書の回し方を効果的に行うことができます。
また、ワークフローシステムを活用することで効率化や透明性の向上も期待できます。

SmartFlowでは稟議書の、フォーマット作成時、80種類あるテンプレートから作成したい稟議書に近いものを選択すれば、不足項目を追加するだけですぐに運用可能です。

SmartFlowを活用することで、承認フローの変化に柔軟に対応でき、
また書類の移動がないため承認・差し戻しなどの経過を簡単に進むことができます。