外部システムとワークフローシステムを連携するとどうなる？徹底解説

「基幹システム」とは、受発注管理・在庫管理・経理管理・人事管理といった企業の基幹となる業務を支えるシステムのこと。企業が生産性を向上させ競争力を維持するために必要不可欠であり、正確性・可用性・信頼性の担保はもちろん業務効率化も促進できることが求められます。

基幹システムには多くの業務プロセスに関わる情報が蓄積されるため、ワークフローシステムとの連携によってデータの管理や利用が格段に行いやすくなります。

たとえば人事管理システムと経理管理システムを連携させて社員の給与明細と社員情報を一元管理したり、受発注管理システムと在庫管理システムを連携させて在庫数の自動発注をしたりすることが可能に。これにより、抜け漏れといったミスの防止に加えて業務の自動化・高速化を実現できます。

請求書や見積書・納品書といった、従来は紙で作成されている帳票を電子データ化して扱い、管理や流通を行うことができる「電子帳票システム」。ワークフローシステムと連携させることで各種帳票の情報を他のシステムからも参照できるようになります。

たとえば経理システムと電子帳票システムを連携できれば、経費精算や請求書処理などで必要な帳票情報をまとめて取り扱うことが可能に。承認・決裁といったプロセスでも電子帳票は不可欠となるため、連携によってワークフローがスムーズに進行します。

帳票を用いた情報の統計処理や分析も簡単に行えるようになり、業務プロセスの改善にも役立つでしょう。

「電子契約システム」は企業間での契約の締結や取引の手続きを電子化するシステムであり、活用することで電子データによるインターネットを介した契約の手続きが可能となります。

契約プロセスにおいて必要となる契約書の作成から署名・承認といった工数を簡略化できる電子契約システムは、ワークフローシステムと連携することでより利便性が高まります。これまでパソコンでしか使えなかった電子契約システムもワークフローシステムとの連携によってスマートフォンでどこからでも利用できるようになり、契約にかかる時間の大幅短縮に。加えて、契約プロセスの自動化も可能となります。

また、重要書類である契約書の管理の一元化によって情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減することができます。

企業における財務情報をシステム上で管理し、簡単に帳票や財務諸表を作成できるソフトウェアが「会計システム」。単独でも経理業務の効率化や入力ミスを防止する役割がありますが、ワークフローシステムと連携することでより効果を発揮します。

たとえば、売上管理システムと会計システムを連携させれば売上の自動集計ができるようになるため、これまで業務の大部分を占めていた経理作業を削減することが可能に。機械によって自動処理されるため、ヒューマンエラーによるリスクも避けられます。

加えて在庫管理システムも連携させれば、財務情報とビジネスの実績をリアルタイムで確認し、より精度の高いマーケティング戦略の立案や経営判断が可能になるでしょう。

「勤怠管理システム」は、従業員の出勤や退勤・休憩・勤務時間といった勤怠情報を管理するためのツール。通常では、従業員が出勤・退勤などを行った際にその時刻を記録することで、勤怠情報をデータ化して管理することができます。

ワークフローシステムと勤怠管理システムを連携させれば、従業員はこれまでよりも快適に勤怠情報の記録を行えるようになり、上司による承認の手間も削減できます。

さらに、従業員がワークフローシステム上で行った業務の時間や内容を勤怠情報と紐付けて記録すれば、給与計算の正確性を向上させることが可能に。業務プロセスの改善や人員配置の見直しといった経営判断における指標の1つとしても役立てられるのです。

従業員や応募者の基本情報から面接スケジュール・人事評価など、あらゆる人事管理に関する情報を管理するために活用される「人事システム」。

従業員数が数百人～数千人規模になる大企業では一人ひとりの所属部署や役職を把握するもの大変ですが、ワークフローシステムと連携すればこうした社員情報をスムーズに共有化することができます。業務の割り当てや承認者の選定などにおいても、これまでより容易かつ適切に行えるようになるでしょう。

ワークフローにおいても役員や管理職といった上級職を承認者に選定するなど、各従業員の役職や権限に応じて設計することができます。

採用人事においても、入社手続きのために必要な書類の作成や申請書の承認などの業務をワークフローシステムで自動化できるため、業務が大幅に効率化されます。

自然言語処理技術を用いたAIによる応対によって、顧客サポート・注文処理・予約管理などの業務を自動化できるツールが「チャットボット」。人件費を削減しつつ顧客満足度を向上させることが期待できるため、SNSやWebサービスなどさまざまなプラットフォームで活用されています。

チャットボットとワークフローシステムを連携させれば、あらゆる業務がチャットボットを利用して行えるように。書類の申請や承認においてもチャットボットが対話形式で応対してくれるためわかりやすく、取得した情報を用いてワークフロー上で処理ができます。

チャットボット上で表示することで情報の可視化も容易になり、業務効率や生産性の向上に繋がるでしょう。

「RPA（Robotic Process Automation）」とは、ソフトウェアロボットを用いてデータ入力やファイル操作・メール送信など人間が繰り返し行っているルーティンワークを自動化する技術のこと。ワークフローシステムとRPAを連携すれば、RPAがどのような業務を自動化しているかをリアルタイムに把握することができます。業務プロセスの透明性が向上し、問題点の発見や改善が容易になるでしょう。

また、ワークフローシステム上でRPAが自動化する業務を効率的に管理することも可能に。RPAに割り当てる業務の優先度を調整したり、すでにワークフロー内で自動化された業務と組み合わせてさらに高度な自動化を実現したりこともできるようになります。

データの蓄積と管理を目的として複数の関連する情報を集めて取り扱い、効率的なデータ処理を行うためのシステムが「データベース」。顧客情報から商品情報・在庫状況や取引履歴に至るまで、企業によってありとあらゆる情報が集積されています。

ワークフローシステムと連携させれば、業務フロー上必要となるデータベースに格納されたデータを、ワークフローシステム上から素早く参照できます。

書類作成時の入力ミスを減らせるほか、膨大な量のデータを分析に用いることでより効果的な経営戦略を立てたり、顧客満足度が高まるサービスの提供をしたりすることが可能となります。