外部システムとワークフローシステムを連携するとどうなる？徹底解説
外部システムとワークフローシステムを連携するとどうなる？徹底解説
ワークフローシステムと外部システムの連携って必要なの？
ワークフローシステムに連携すべきものとは
ワークフローシステムと外部システムを連携させる方法
ワークフローシステムと連携させたい外部システム
ワークフローと他システム連携の成功事例
外部システムと連携できるワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムと外部システムの連携って必要なの？
「ワークフローシステムとは？」をおさらい
まず「ワークフロー」とは、企業などで決められた方法に従って行う、業務における一連の流れをいいます。
経費精算や営業報告などがそれにあたりますが、従来では紙の申請書や印鑑を用いて提案・承認といった流れを進めていく方法が取られていました。
「ワークフローシステム」とはこのようなワークフローを電子上に移行し、生産性や品質の向上を支援するためのソフトウェア。これまで紙を使って行っていた一連のタスクやプロセスを電子化することで、業務の効率化や自動化、正確性の担保などを実現することができます。
具体的な活用方法の一例としては以下のようなものがあります。
活用方法の一例
契約や経費申請の承認プロセスを電子上で完結
プロセスの進行状況をリアルタイムで確認
作業者の進捗管理や自動割り当て
プロセスの改善や見直しの迅速化
電子化によってあらゆる業務のクオリティを向上させることが可能となるワークフローシステムは、現代のビジネスに欠かせないツールの一つといえるでしょう。ワークフローシステムの導入で業務の改善や効率化を実現すれば、事務作業による営業機会の損失を減らし、企業の競争力を高めることにも繋がります。
なぜ、ワークフローとの連携が必要なのか
グループウェアや勤怠管理システム・RPAなどさまざまな外部システムを単独で使用したとしても、一定の役割を果たすことはできます。
しかし、導入しているシステムごとに作業が分散してしまうため、使用ソフトの切り替えや情報の管理・共有などにおいて工数が増えてしまいがち。
外部システムとワークフローシステムを連携すると、それぞれの外部システムをひとまとまりにして業務プロセス全体の一元管理が可能になります。これまで分かれていた作業がシームレスに繋がることで業務全体を可視化し、飛躍的に生産性を向上できるのです。
ワークフロー連携のメリット
ワークフローシステムと外部システムを連携すると、次のようなメリットがあります。
申請・承認作業の迅速化を実現
複数の外部システムにより時間のかかっていた申請や承認といった作業が、ワークフローシステムと連携することで迅速化。システムによって承認ルートが可視化されるうえ進捗状況のリアルタイム把握も可能になるため、作業にかかる時間が大幅に短縮されるでしょう。
透明性やコンプライアンスを強化
外部システムとの連携によりあらゆるプロセスが一元化されることで透明性が高まり、内部不正の防止にも繋がります。
たとえば契約書や請求書の承認プロセスにおいては、外部システムから契約や請求情報を読み込みワークフローシステム上で自動的に承認フローが進行するため、承認者の意図しない承認や不正請求などのリスクを大幅に軽減することが可能です。
ミスやトラブルを防止し、信頼性の向上
ワークフローシステムとの連携によって各システム間におけるデータの共有を自動化できるため、手作業によるミスや種類やフォーマットの違いによる不整合をなくすことができます。
業務プロセスの履歴情報やアクセスログを取得することで、万が一のトラブルにも迅速かつ正確な対応ができるようにもなるため、企業の信頼性を高めることにも繋がるでしょう。
柔軟な働き方の促進
クラウドサービスやSaaSツールと連携することで、場所や時間に関わらず業務を行うことが可能に。< br>リモートワークやフレックスタイムなどの導入に繋がり、従来の働き方にとらわれない柔軟な働き方を実現することができます。従業員の生産性やモチベーションの向上も期待できるでしょう。
ワークフローシステムに
連携すべきものとは
ワークフローシステムと外部システムを連携させる方法
API連携
施設やお店などのWebサイトを閲覧している際、アクセス方法としてページ内にGoogleマップが埋め込まれているのを見かけることがあるのではないでしょうか。
この場合はWebサイトとGoogleマップが組み合わさっていますが、このようにあるアプリケーションと別のアプリケーションを繋ぎ合わせるための手段を提供するのが「API（Application Programming Interface）」です。
GoogleマップのほかにもYoutubeやTwitterの投稿を取得するなど、APIは一般的にWebアプリケーションやモバイルアプリケーションなどにおいて開発者が別のアプリケーションやサービスの機能を呼び出すために使用されています。
ワークフローシステムにおいても、APIを介して企業で活用している基幹システムなどと連携することで利便性を高められるものがあります。
たとえば、ワークフロー内における承認プロセスの完了を受けて基幹システム内で自動的にメールを送信したり、ワークフローから取得したデータをCSVなどの形式で出力したりすることが可能になります。
APIによる連携ができるワークフローシステムの中でも、特に「SmartFlow」はワークフローに特化したAPIが豊富に取り揃えられている点が特徴。すでに活用している基幹システム内にワークフロー機能を取り入れたいといった場合、新規に開発を行わなくても「SmartFlow Web API」によって簡単に導入することが可能となっています。
たとえば購買業務であれば、購入依頼の申請および承認のプロセスをSmartFlowのAPIによって基幹システム内に追加できるため、基幹システムだけで全て完結させられるように。また、SmartFlowではWeb上での各種イベント実行の通知送信機能である「Web hook」を利用することもでき、承認された申請書を基幹システムに送ることで迅速に見積書を発行するといった使い方も可能となっています。
ワークフローシステムと連携させたい外部システム
LINE WORKS連携
コミュニケーションアプリでお馴染みの「LINE」に準拠したビジネス向けコミュニケーションツールが「LINE WORKS」。2017年よりNAVER子会社のワークスモバイルジャパンが提供開始しているサービスです。東証プライム上場企業をはじめ数多くの企業で活用が広がっており、2023年時点では導入43万社・利用者数450万人もの規模に達しています。
LINE WORKSではチャットやスタンプ・通話機能といったLINEの使いやすさをそのままに、タスク管理・カレンダー・ファイル共有などビジネスに必要な機能が備わっているのが特徴。普段使い慣れているLINEを操作する延長で利用できるため、研修などの手間も少なく導入をスムーズに行える点から人気を集めています。
LINE WORKSのみで全ての業務プロセスをカバーするのは難しい部分もありますが、ワークフローと連携すれば、機能の拡張により対応できる業務領域を大幅に拡大することができます。
たとえば連携によってワークフローの申請書にアクセスできるようにすれば、これまで時間がかかりがちだった申請・承認といったプロセスをどこにいても手持ちのスマホから完了することが可能になります。
タスク管理についてもワークフローの詳細な進捗状況を簡単に確認することが可能となり、チーム全体で業務を進めやすくなるでしょう。
LINE WORKSと連携できるワークフローシステムはいくつかありますが、選定時に重要となるのはやはり導入コストです。
相場としてLINE WORKSとの連携費用は1ユーザーあたり150円〜となっており、月々の基本料金にこの額がプラスされるとなると少々お高めに感じてしまうかもしれません。
「SmartFlow」は唯一、LINE WORKSとの連携が無料のワークフローシステム。利用料金も1ユーザーあたり300円～と、業界最安水準を実現しています。
機能面においても充実しており、ワークフローはもちろん経費精算や多数のAPI連携も可能となっています。
SmartFlowでは全ての機能が利用できる30日間無料トライアルも実施しているため、LINE WORKSとワークフローの連携に興味がある方はぜひ気軽にお試しください。
そのほかの外部連携システム
「SmartFlow」ではさらにTeams・Slackとの連携も無料で行えます。
主な機能は以下の通りです。
シングルサインオンが可能
リアルタイム通知（Teamsのみ）
スマートフォン1台で処理完了
ワークフロー業務ができる（Teamsのみ）
ワークフローと他システム連携の成功事例
システム担当者不要でスムーズに導入。
承認スピードが2倍に！
健康食品などの販売事業を手掛ける「株式会社イオス・コーポレーション」さまでは、SmartFlowとLINE WORKSの連携によって申請〜承認のスピードを2倍にまで短縮することに成功しました。 導入前にはLINE WORKSと別のワークフローシステムを導入していたものの、前システムでは通知方法がメールであったため外出時などは対応が難しく、新しいシステムの導入に関しても担当者が必要となる点で活用の幅に課題を感じていたとのこと。 SmartFlowはシステム担当者がいなくても導入が簡単であり、システムに求めていた「使いやすさ・見やすさ・分かりやすさ」の点においても満足していただくことができました。 SmartFlowに変更してからは、LINE WORKSとの連携によって申請書の承認依頼を通知で受け取り、リアルタイムで確認可能に。承認までの平均日数が従来の4日から1～2日にまで短縮でき、承認完了通知も各従業員に届くためメンバー間の不安が解消されたとお喜びいただいています。
回付期間が14日→2日になり、
「脱ハンコ」に成功！
愛知県の三河エリアを拠点に新車・中古車販売店を運営する「株式会社ホンダカーズ三河」さまも、SmartFlowとLINE WORKSの導入・連携で脱ハンコや回付期間の大幅な短縮に成功されています。 導入前には、お客様との連絡手段は電話・メールが主であったため対応が遅れてしまったり、紙ベースのワークフローで押印も多く承認までに1〜2週間もかかったりしてしまう点に課題を感じておられたといいます。 LINE WORKSとSmartFlowをほぼ同時に導入し業務環境を一新したことで、社内外コミュニケーションや情報共有・承認作業など、あらゆる面で業務効率化ができたと仰います。 主要な連絡ツールとなったLINE WORKSとSmartFlowが連携することで、どこにいても承認申請がプッシュ通知で受け取れるように。承認プロセスが電子化されたためハンコも不要となり、導入前は14日ほどかかっていた承認プロセスが、導入後は2日ほどで完了できるようになった！と、その効果に驚いておられます。
外部システムと連携できるワークフローシステムの選び方
課題解決に繋がるシステム連携ができるか
ワークフローシステムの選定を始める前に「自社のどのような課題をワークフローシステムによって解決しようとしているのか」ということを明確にし、その課題に応じた製品を選ぶ必要があります。
たとえば「紙ベースで煩雑になっているワークフローを電子化でスムーズにしたい」場合。書類作成や経理処理といった業務も同時に電子化することになりますので、電子帳票システムや会計システムなどの外部システムと連携できることが必須条件となります。
また連携といった場合であれば、グループウェアやデータベースとの連携が必要。ワークフローシステムからのプッシュ通知が受け取れるか・ファイル形式が対応しているかなどが選定する際のポイントとなるでしょう。
ワークフローシステムは適切な外部システムと連携することで効果を発揮するため、課題解決に繋がるシステム連携ができるかイメージしながら選んでいくことが大切です
クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶか
ワークフローシステムは一度導入すると長きにわたり使い続けていくことになるため、導入だけでなくその後の運用についても簡単に行えるものを選びたいもの。その際、大きく影響するのがワークフローシステムの種類です。
主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があるので、それぞれの特徴を知り、どちらが自社に適しているか検討しましょう。
「クラウド型」はインターネットを介してクラウドサーバー上で動作するシステム。設備投資が必要なく、システムの知識がなくても導入をスムーズに行えます。メンテナンスやアップデートに関してもサーバー側にて自動で行われるため、運用の手間もほとんどかかりません。導入を簡単で低コストに行いたい・社内だけでなくあらゆる場所からアクセスしたいなどといった場合におすすめです。
一方「オンプレミス型」は自社で構築したサーバー上で動作するシステム。導入には設備投資費がかかるうえ、専門知識を持った担当者も必要となります。クラウド型に比べてメンテナンスやアップデートに関するコストも高くなりますが、その分セキュリティを強固に保つことが可能。公的機関・金融機関などで機密性の高い情報を扱っている場合にはオンプレミス型が適しています。
機能性が高く快適に作業を行えるか
日々の業務で使用するワークフローシステムでは、快適に作業を進められることも大切です。
第一に、操作性に大きく関わる「UI（ユーザーインターフェース）」が使いやすく設計されていることが欠かせないポイント。Web版・スマホ版の双方における使い勝手や視認性の高さ・表示速度などを確認しておきましょう。トライアル期間が設けられているワークフローシステムであれば、導入前にじっくりとUIを試すことができるので安心です。
ログイン時には一度のログインで紐づけられた全ての外部システムやサービスを利用できる「SSO（シングルサインオン）」という機能があるとスムーズに業務を開始することができます。
また、OCR機能やICカードの読取機能が搭載されていれば手元にある領収書やSuicaからすぐに情報を入力することが可能となり、電子帳票システムや会計システムとの連携がより便利に。さらに複数のファイル形式でデータを出力できれば、申請時の添付書類やデータ分析など必要に応じて柔軟に対応できるでしょう。
APIに対応しているワークフローシステムであれば各種連携がさらに便利になります。
たとえばAPIを活用してワークフローから連携しているグループウェアにプッシュ通知を行ったり、ワークフロー上のデータを自社の基幹システムに落とし込んで活用したりすることも可能になるため、ただ連携するだけでなくさらなる効率化を目指す企業にとっては非常に有益な活用ができるでしょう。
