top page
「紙での作業をもっと便利にしようと探したら、⾒つけました!」
「それぞれのクラウドサービスに良いところがあるので、ワークフローが得意なSmartFlowを導⼊しました。」

会社説明 ⽇本オートライフ株式会社様は、洗⾞・カーコーティング・中古⾞販売などの⾃動⾞関係のグループ会社を経営管理されている企業です。
今回は、⽇本全国に展開されている⽇本オートライフ株式会社様のバックオフィスのお⼆⼈にお話しを伺いました。

会社名 : ⽇本オートライフ株式会社

業種 : 西澤様・寺⼭様

www.japan-autolife.jp
SmartFlowを導⼊したきっかけを教えてください

すべての申請書は弊社の本社オフィスで取りまとめており、以前は紙での申請件数が月に20~30件ほどありました。
件数でみるとそこまで多くはないものの、決裁者も申請者も遠方に在住していたり頻繁に遠方へ出張に行き、思うように時間をとることができませんので、確認や承認が止まり時間がかかってしまうというのが弊社の課題でした。
また、メールやFAX、郵送など送付方法がバラバラで取りまとめる側としては非常に混乱しやすく、オペレーションミスが起きやすい状況でした。
そんな中、ふと「申請書業務を電⼦化できないだろうか?」と思いネットで検索をしたところ、SmartFlowを見つけたのがきっかけです。
様々なワークフローシステムを検討していく中、管理者である⾃分を含め、他の社員の間でも「SmartFlowはなんだかわかりやすそうだね。」と設定が簡単そうでしたし、実際にトライアルしてみるとほぼ使いこなすことができましたので、そのままワークフローの設定を進めていきました。
料金がリーズナブルな点も導入のきっかけとなったひとつのポイントです。

システムを導⼊してからの社内の反応はいかがでしたか?

何事もそうですが新しいことを始めるのには少なからず抵抗があるかと思います。
会社設立時からSmartFlowを導入するまでの数十年間、ずっと紙申請でやってきましたから、クラウドツールに不慣れな社員からは結構なブーイングがくるだろうな、浸透するまでかなり苦労するだろうな、と戦々恐々としておりました。
決裁者からは導入当初から「回覧がスムーズになった。」という理由で評判上々だったのですが、申請者からは「紙のほうがよかったのに・・・。」だとか「紙で提出してはダメなのですか?」といった不満の声がちらほらと挙がっており、案の定という反応でした。
紙申請は慣れ親しんできた方法でしたし、利⽤する年代が主に20~30代でパソコンが不慣れないわゆる"スマホ世代"であったり、そもそもクラウドツールが苦手、という社員も多かったので。
しかし、導入から1~2ヶ月ほど経過すると、「思ったより楽かも!」との前向きな声が挙がりはじめ、今ではほぼ全員が慣れてくれたようで、問題なくスラスラと使えております。
弊社は外勤営業社員が多いので、これまでなら申請書の作成や提出のためだけにわざわざオフィスに来なければならなかったり、遠方にいる方は郵送やFAXで申請書を送付し、それをまた内勤者が代理で上長に提出・・・などと煩わしいポイントがたくさんがあったのですが、すべて各自で外出先から対応できるようになったので、そういったところで割とすぐに利便性を実感できたのだと思います。
また、SmartFlowは直感的に操作できるので、クラウドツールに苦手意識を持っていた方でもすんなり受け入れてもらえたのだと思います。
休日申請などの内容のボリュームが少ない申請書ならばスマートフォンからでも手軽に申請できますので、申請書業務の難易度が低くなり、より身近なものという風に捉えてもらえるようになりましたし、クラウドツール全般に対する抵抗感も少し減ったように感じます。

⼀番、楽になった業務はなんでしょうか?

まずは管理面で非常に楽になったと実感しております。
紙はどこかへなくしてしまうということが稀にありましたがそんなことも今後は起きませんし、ボロボロの申請書を渡されて不快になるということもありません。(笑)
ファイリングの手間も不要ですから、その分の工数で別の業務ができるようになりました。収納場所の確保も不要になりましたし。

また、過去の申請書を見返したいときは検索機能があるので、思い立ったらすぐに閲覧できるという点は非常に好評です。
以前だと重たいファイルを書庫から取ってきて、何百枚とある申請書の中から一枚ずつ確認して見つけ出さなければなりませんでしたので。

そしてやはり、どこからでも提出や確認ができるようになったというところはほぼ全員一致で「楽になった!」と実感するところかと思います。
”申請者や決裁者の拠点が離れている”ということが理由で進捗しない、ということはなくなりましたから、申請から決裁までのスピードが格段に上がりました。

また、フォーマットを共有したり差し替えてもらうという行為がなくなり、「フォーマット送ってください!」だとか「そのフォーマット古いですよ!」なんていう無駄な会話がなくなったのも楽になったポイントの一つです。

あとは、”稟議番号”を振る、という地味な作業もカットできるようになりました。
SmartFlowでは申請書番号という番号が自動採番されて管理できるようになっているので、今では稟議番号を振ることもなくなりました。

グループ会社への横展開も⾏われたそうですが、どのように⾏われたのでしょうか?

当初は弊社と子会社のユナイトの二社で先頭を切って申請書の電⼦化を進めました。
弊社は割とクラウドツールに強い社員が揃っていて、なおかつ全員内勤者ですので不明点もその場でフォローし合えましたから難なく利用できました。
それに対し、ユナイトは従業員数が多いうえ、職人気質ゆえにクラウドツールを得意としない社員が割と多くおります。中には遠方にいる社員もおりますから、どうしても密なフォローができない状況で、まず第一歩の”ログインの方法がわからない”、なんていうこともありましたが、一度やってみると簡単だということをすぐにわかってもらえたようで、問い合わせはすぐになくなりました。そういった流れから、「これなら他の子会社でも大丈夫だな。」と判断し、スムーズに展開することができました。
⼀度電⼦化をすると、「あれもこれもできるよね!」という話になり、操作が簡単ゆえにすぐに取り掛かることができ、次々に電⼦化を進めることに成功しました。
よく使う申請書は休⽇申請や支払申請などですが、申請内容のカスタマイズも積極的にするようになりましたし、今までにはなかった項⽬なども徐々に増やしていき、最終的には今の形に落ち着きました。

ワークフローの導⼊に迷っている会社さんへ⼀⾔お願いします!

「とにかくやる!」です。ワークフローは作り込むのが⼀番です。
最初の作り込み作業は大変なところもあるかもしれないのですが、やっていくうちに様々な改善点が見えてきて、申請書も業務内容アップデートできる良い機会になったと弊社は感じております。
「とにかくやる!」が効かないワークフローサービスも中にはあるかもしれませんが、SmartFlowの場合は非常にシンプルで取っ掛かりやすい仕様だと思います。
ドラッグ&ドロップや簡単なキーボード入力でできますし、メンテナンスも簡単です。
どうしても不明な点はサポートに問い合わせると丁寧に教えてくださるので安心です。
弊社の場合は社員からの質問も最⼩限のものしかなく、管理者も利⽤者も混乱の少ないツールだと思いました。
今後もSmartFlowを活用してどんどん業務効率を図って参りたいと思っております。

本⽇は、お時間ありがとうございました!