「ペーパーレス化することで稟議書を紙で管理して捺印を押す手間が省けて業務効率が上がった」
ArjoABは、1957年にスウェーデンにて設立された「可動性の低下や加齢に伴う健康問題を抱える方々に対して、日々の生活を改善させる」をミッションとして掲げた医療および介護現場における補助機器を展開するグローバル企業です。
本国スウェーデンではNASDAQ上場しており、世界60カ国以上、6000名の従業員に支えられているArjo AB。日本支社であるArjoJapan株式会社は2017年に設立され、2018年より本格的に始動されたとのこと。
本日は、「先進国である日本の介護現場・医療現場を根本から変えていきたい」と意気込まれる、代表取締役社長の吉住様よりお話を伺いました。
[課題]
- 稟議書を紙で管理して捺印をする、従来の方法に不満があった
- どこまで書類が承認されているのかわからない or どこで滞っているのか分からない
[効果]
- 申請書を探すのが圧倒的に楽に
- ファイルがどこにあるか探さなければならなかった
- 直感的なUIで幅広い年齢層のメンバーでも使用できる
- 通常１週間ほどかかっていた承認が最短数時間で完了し圧倒的な時短に
- 出張などの外出中でも申請・承認可能なフローが組めるように
ー 本日は、お時間をいただき誠にありがとうございます。早速、御社でご導入されているワークフローシステムについてお話をお伺いできればと思います。
吉住様
- よろしくお願いいたします。
ー まずはじめに、ワークフロー導入前の御社の状況を教えてください。
吉住様
- 元々は、稟議書を紙ベースで管理しそこに捺印を押してもらう方式でやっていました。しかし、承認がどこまで飛んだかわからない、申請や承認のために帰社しなければならないなど、社員同士の負担がすごく大きかったです。
- IT化が進んでいるこの時代に、こんな古典的な方法を続けるのはすごく抵抗がありました。
ー 紙への捺印承認をもらうために、社長室の外で上長たちが列をなすこともあるとか。
吉住様
- そうなんです。一部の会社では、上長が社長室前に並びそれぞれの申請書の承認（＝捺印）をもらいにいくこともあるそうで。そこに割く時間があるなら他に費やしたらどうなのかと思いますね。
ー ワークフローを導入する上で重視したポイントはありますか？
吉住様
- 一番は、カスタマイズがどこまで簡単かですね。やはり、複雑なシステムを組もうとすると、開発をしなければならなかったり、本当に１からカスタマイズしようと思うと、何百万もかかったり。であれば、既存で、簡易にフォーム変更できるものを使用したいと思い比較サイトを確認し、それぞれ検討しました。
ー 確かに、システムに入って何一つわからなければ設定するのも嫌になってしまいますよね。様々なシステムがある中、「SmartFlow」の導入を決められた理由を教えてくださ い。
吉住様
- 言い方があっているか分からないのですが、「敷居が低かった」のが一番の導入理由です。IT世代でない人も直感的に使用でき、承認経路も３回ほど試行錯誤したらうまく出来上がり、設定自体も簡単にカスタマイズできました。また、社員数は20人。システムを導入し本格利用するまで1ヶ月もかかりませんでした。
「無駄を省きながら、アジリティーをあげるのが大事。」
ー いざ、本格的に導入されてから、SmartFlowはいかがですか？
吉住様
- 圧倒的に楽ですね。やはり、どこで承認が止まったのかが一目でわかったり、海外への出張をする社員も多いので、彼らがオフラインの場合でも、代理で確認ができたりと、滞りなくワークフローができています。また、システムが落ちないのも本当に安心できます。多少のバグはしょうがないと思いますが、システム自体が止まることがないので助かります。
ー 大変嬉しい限りです。本日は、お時間をいただきありがとうございました。最後に、記 念にお写真をご一緒に撮っていただけませんか？
